Las Turborreuniones
Problemas habituales y soluciones DOIT
PROBLEMA
SOLUCION DOIT
Fase de convocatoria
Mucha gente está acostumbrada a mandar convocatorias de reuniones sin hacer un esfuerzo para plantear adecuadamente el objetivo de la misma, la agenda de temas a tratar y el tiempo necesario para cada tema.
Al enviar una convocatoria para una reunión en la que vayan a participar más de 2 personas es muy habitual tener problemas para “cuadrar” agendas y esto hace que la persona que tiene que convocar tenga que dedicar tiempo a preguntar a unos y otros sobre su disponibilidad hasta conseguir cuadrar.
Aconsejamos utilizar herramientas ya existentes en el mercado que permiten conocer de antemano la disponibilidad de cada persona que se va a invitar al lanzar una convocatoria de reunión de forma que rápidamente se pueda buscar un hueco común: outlook/exchange, google apps for business, etc. Además, estas herramientas facilitan que las convocatorias queden apuntadas automáticamente en las agendas de cada uno de los invitados.
Es importante, al realizar una convocatoria, asegurarse de que para esa fecha y hora estarán disponibles todos los elementos que puedan ser necesarios para realizarla: sala, proyector, equipo de audioconferencia/videoconferencia, pizarras, etc. Muchas veces estas cosas no están disponibles y solo “salta” el problema cuando ya está todo el mundo reunido.
Fase de reunión
Es muy habitual que en una reunión se generen discusiones, desorden en los temas tratados, “desvíos” de las conversaciones que llevan a no tomar decisiones y compromisos sobre los temas para los que realmente estaba convocada.
Nuestro acompañamiento ayudará a las personas a aprender a llevar adecuadamente una reunión, partiendo de los temas y objetivos establecidos en la convocatoria y permitiendo la exposición de diferentes puntos de vista pero manteniendo la efectividad y productividad de las conversaciones, siempre orientadas a la acción y toma de decisiones sobre los objetivos de la reunión. Nuestra herramienta ayuda al responsable de la reunión a incorporar al acta automáticamente, al iniciar la reunión, la lista de asistentes y la agenda de temas a tratar a partir de los datos de la reunión apuntados en su agenda de outlook/exchange o google calendar.
Es muy habitual que el responsable de una reunión pierda el hilo de la correcta gestión de la misma al tratar de apuntar cada cosa que se dice en la misma.
Es habitual que cada persona que está en una reunión apunte en su propio cuaderno las tareas que entiende que tiene que hacer según se va hablando en la reunión sin que se ponga realmente en común, entre todos los asistentes, estos compromisos y qué entiende todo el mundo que tiene que realizarse llevando a malentendidos en el futuro.
Es muy habitual que las reuniones duren más de lo que estaba previsto y nadie sea consciente del coste que esto tiene para la organización.
Nuestra herramienta permite ir viendo, durante la reunión, el tiempo discurrido y el COSTE REAL para la organización al multiplicar ese tiempo por el número de personas que participan en la reunión, ayudando a concienciar a todo el personal sobre la importancia de aprovechar el tiempo de la reunión.
Fase de seguimiento
El responsable de una reunión muchas veces no se siente responsable de la realización de las tareas que han salido en la reunión y esto lleva a que no haga un seguimiento sobre dichas tareas y una validación de su correcta realización por parte de los responsables de realizarlas.
Nuestra formación permite entender a las personas del equipo que el responsable de una reunión también es responsable de seguir a los responsables de cada tarea para validar la correcta realización de las mismas. Nuestra herramienta facilita el seguimiento de las tareas pendientes de realizar y de validar por cada persona mediante un sencillo workflow y avisos periódicos por correo.
Es habitual que cada persona que está en una reunión apunte en su propio cuaderno las tareas que entiende que tiene que hacer según se va hablando sin que luego el resto de personas puedan seguir los avances realizados en esas tareas.
Muchas veces hay reuniones periódicas (comités de calidad, de dirección, etc) en los que nadie se acuerda de qué pasó con los compromisos de las reuniones anteriores y no se siguen estos puntos de forma sistemática.