La comunicación tira proyectos por tierra
En el último PMI’s 2014 Pulse of the Profession® entre otros muchos análisis de la gestión de proyectos se destaca la comunicación deficiente como uno de los motivos principales para el fracaso de muchos proyectos. De media, dos de cada cinco proyectos no alcanzan su objetivo principal y entre ellos uno y medio sufren de mala gestión de la comunicación.
En el desarrollo de la mayoría de proyectos la herramienta principal se encuentra en la unión de un grupo de personas con procedencias diferentes, que quizá no se conocen de antemano, que tienen un bagaje laboral y cultural totalmente diferente y que de repente se reúnen para conseguir un objetivo común. Son el equipo de proyecto. El reto para el gestor del proyecto está claro. El logro es gestionar la diversidad y no es poca cosa.
¿Qué tipo de gestor de proyectos quieres ser?
La principal característica de los problemas de comunicación en los proyectos es que se identifican en etapas muy avanzadas, cuando la reacción es casi nula y los efectos que ha provocado son ya desastrosos. Tranquilos, hay solución para eso. Prevención.
Siempre he pensado que los jefes de proyectos se pueden clasificar en dos tipos de personas, los que han realizado un plan de comunicación asociado al proyecto y los que lo van a realizar cuando surjan los problemas.
La solución pasa por establecer un plan flexible de comunicación, adaptable en función del desarrollo del proyecto y que considere toda los canales e implicados. Si no lo tienes, lo vas a necesitar.
Cuestiones a considerar sobre la comunicación en la gestión de proyectos
Volviendo al tema de la diversidad en el equipo de trabajo, surge la duda de qué es lo que hay que hacer y por supuesto lo que nunca hay que hacer en cuanto a la comunicación con el equipo de trabajo. Se podría escribir una enciclopedia sobre este asunto y aunque muchos ya manejan muy bien sus tentáculos, la comunicación es escurridiza y podemos aportar algunas ideas sobre qué considerar a la hora de trazar una línea de comunicación efectiva.
-¿Qué tipo de comunicación vamos a requerir?
Reuniones con el equipo de proyecto, reporte de información, registros del proyecto, reuniones con la dirección, cada elemento necesita su aporte de información y un canal adecuado de transmisión.
-¿Con quién tenemos que comunicar?
Si ya somos conscientes de que nuestro equipo es multidisciplinar, cada vez más, y tenemos que cuidar la comunicación con cada uno y con el conjunto, ¿por qué no hacer un breve análisis del resto de receptores de nuestros mensajes? Lo agradeceremos en el corto plazo. Y me refiero a quiénes son, simplemente, todavía no hemos entrado en el qué.
-¿Con qué frecuencia tenemos que comunicar?
No podemos paralizarnos por exceso de información; tenemos que aportar la necesaria en el momento adecuado. Los proyectos avanzan a su ritmo y la comunicación tiene que seguir esa velocidad. La frecuencia siempre irá asociada al ritmo del proyecto.
-¿Qué necesita ser comunicado?
Y aunque la hemos dejado para el final, el contenido de la comunicación es la clave del éxito en la gestión de proyectos. El líder del proyecto maneja a la perfección los hitos, las fechas, los plazos, los responsables, las reuniones asociadas, pero en muchas ocasiones no contempla qué información relacionada tiene que ser comunicada. No es porque no lo sepa, es porque no lo ha contemplado.
La comunicación efectiva es muy importante para el desarrollo exitoso de un proyecto, tan solo hay que considerarla, plantear cuestiones fundamentales sobre ella e integrarla en los procesos y herramientas que manejamos en el día a día. Solo así, ese hueco que en muchas ocasiones echa por tierra nuestros objetivos prioritarios será cubierto de manera adecuada. Tan simple como la prevención de los problemas.