La necesidad de las reuniones

Una reunión tiene que ser necesaria. Y para saber si es necesaria, tan solo tendremos que hacernos una pregunta clave: ¿Cuál es el objetivo de la reunión? Queremos conseguir algo de ella, llegar a un acuerdo, definir una acción siguiente a llevar a cabo o simplemente transmitir información, son algunos de los objetivos que podemos perseguir. Pero nunca debemos tomar la decisión de convocar una reunión si no tenemos como mínimo un objetivo bien definido.

Previsión e información de los temas

La reunión es un lugar en el que suceden muchas cosas que a veces no están tan relacionadas con los objetivos planteados. Cada vez que en el desarrollo de la reunión nos alejamos de los objetivos, es porque no hemos planteado bien el camino para llegar hasta ellos. Y hacerlo es más sencillo de lo que parece, consiste en proponer con antelación los temas de la reunión y quizá más importante todavía que la propia definición, hacer que los participantes estén informados de cuáles son y cuál va a ser su función en cada tema. Tienen que preparar la reunión. Es responsabilidad del convocante intentar que los asistentes a las reuniones hayan preparado las mismas. Cuanta más preparación de los temas, más eficacia se consigue.

Reuniones como herramienta de motivación

Fijar reuniones en las que nuestros equipos, nuestros colaboradores internos o externos o nuestros clientes perciban la norma de la triple O: Organización, Orden y Orientación a resultados, es una capacidad que les aportará una imagen de nosotros como líderes, ganaremos credibilidad y además podremos utilizar las propias reuniones como herramienta de motivación. Como cualquier capacidad, se puede trabajar y mejorar, pero en muchas ocasiones ni siquiera somos conscientes de que estamos perdiendo muchos esfuerzos en reuniones poco eficientes.

Elementos principales básicos de una reunión productiva

Para conseguir fijar las bases de una reunión productiva será importante que tengamos en cuenta como mínimo los siguientes elementos. Ya entraremos más adelante en la definición y características que han de tener cada uno de ellos:

-Objetivos de la reunión. Definir los objetivos es una garantía. No es opcional no hacerlo.

-Selección de los participantes. Elegir las personas adecuadas para el desarrollo y también las que serán informadas de los acuerdos alcanzados.

-Duración. Marcar el inicio y fin de la reunión.

-Temas del día. Seleccionar temas y asignar tiempos y responsables de su exposición.

-Definición de roles clave. Identificar al director, al relojero y al elaborador del acta.

-Necesidades para la preparación. Pedir explícitamente antes de la reunión a los participantes qué se espera de ellos para la misma.

-Lugar de celebración. Afinar la logística es uno de los elementos que nunca será un éxito si todo va bien, pero siempre se verá como un fracaso si las cosas no están perfectamente preparadas.
Con esto tendremos los perfectos mimbres para elaborar un sólido cesto. Si no trabajamos sobre esta definición inicial, el desarrollo de la reunión será más complicado y conseguir una reunión productiva será pura casualidad. Y las casualidades, no existen.