Se siguen haciendo reuniones porque es uno de los mejores métodos de comunicación que disponen las compañías. Tanto en reuniones presenciales como en las llevadas a cabo a través de multiconferencia o videoconferencia, el nivel de impacto de los mensajes se percibe de forma más intensa y cercana que en una comunicación escrita. Por esto, las reuniones se han hecho necesarias cuando no existe una mejor alternativa y además es importante saber que si se gestionan adecuadamente, harán que los proyectos funcionen en base a lo planificado.
No hemos nacido para liderar reuniones
Pero no hemos nacido con las habilidades necesarias para liderar una reunión con varias personas. En algunas ocasiones perdemos de vista algo tan abultado como el objetivo principal de las mismas; tampoco tenemos predisposición natural para trabajar sobre el establecimiento de una agenda con los puntos del día a tratar de forma previa. Y el desarrollo de las reuniones todavía nos ofrece más dificultades. Si somo capaces de llegar al final de la reunión, sólo entonces, podremos verificar si también nos cuesta orientar a los participantes para que conozcan cuáles van a ser los próximos pasos y quién es quién en el reparto de responsabilidades. Como en el colegio cuando éramos niños, en la empresa también algunos profesionales agachan la cabeza mientras se reparten las tareas.
Lo ideal es abordar todas las fases clave de una reunión y recordar algunas cuestiones que a pesar de estar impregnadas de sentido común, en muchos entornos laborales parece que han sido olvidadas.
La convocatoria es el Pareto de la eficacia de las reuniones. Trabajo previo
En la fase de convocatoria ya deberíamos de ser capaces de marcar el éxito de cualquier reunión. Desde la selección de los participantes hasta la elección de los objetivos reales que se persiguen con la reunión, en todos los elementos, existe margen de mejora. La recomendación pasa por realizar una convocatoria que aporte toda la información necesaria para el desarrollo de la reunión y que identifique las tareas previas que cada uno de los participantes deberá de llevar preparadas. No toleres una reunión en la que los participantes lleguen sin haber preparado sus comentarios o no dispongan de información sobre el alcance de la misma. Si se prepara una sabrosa convocatoria, aderezada con la adecuada cantidad de información, los siguientes bocados nos van a saber todavía mejor. La convocatoria supone el 20% del total de una reunión, y sin embargo representa el 80% de éxito de la misma.
Un desarrollo orientado a facilitar la toma de decisiones. Acciones siguientes
Cuando estamos reunidos no es el momento de hacer cosas, es el tiempo de exponer visiones, criterios o experiencias que ayuden a tomar decisiones. Si no fuese necesario escuchar a los demás, no estaríamos reunidos. Esto es muy importante. Una reunión se ha de enfocar siempre hacia el establecimiento de siguientes pasos. Un buen director de reuniones pone en la balanza su capacidad de escucha activa y busca el equilibrio siempre con la cuestión: ¿Cuáles son los siguientes pasos?
En esta fase es muy útil también disponer de la figura del controlador de tiempos, un “relojero” que establezca los turnos para las exposiciones, quien también cuidará que los asuntos no tomen demasiada densidad, a base de ser volteados, que acaben hundiéndose hasta lo más profundo del océano.
En este momento sobre la mesa, real o virtual, debería de haber ya un acta que recoja toda la información de los asuntos planteados y que identifique qué personas serán responsables de hacer que se cumplan las decisiones acordadas.
Si no se hacen tareas, no se avanza en los proyectos. El seguimiento
Cualquier reunión tiene un punto final que podemos llamar “temporal”, porque realmente el final de una reunión llega cuando las acciones siguientes planteadas en el acta han sido finalizadas. Si no hacemos un seguimiento estricto de las tareas delegadas, la reunión habrá sido estéril y nos encontraremos al poco tiempo con una nueva convocatoria. No habrá sido una reunión eficaz y nos veremos empezando de nuevo el proceso. Lloverá sobre mojado.
Cuando nos proponemos abordar las fases de una reunión tenemos que verificar que contamos con los elementos imprescindibles:
- Disponer de las herramientas necesarias. (Documentos, actas de reunión, ordenadores portátiles, cañones de proyección, presentaciones, etc.)
- Disponer de una metodología para llevar a cabo las reuniones. (Más o menos conocida, que sirva para tomar como referencia)
- Promover buenos hábitos productivos en cada una de las fases.
Las reuniones nunca se han de considerar como un hecho aislado o puntual: forman parte del desarrollo de proyectos, son un elemento más y como tal se gestionan. Tienen un principio, tienen un final que muchas veces no establecemos; tienen recursos asignados y sus propios objetivos perfectamente establecidos. Si falta algún parámetro en la ecuación, la reunión será menos eficaz y el proyecto, más pronto que tarde, se verá bloqueado o retrasado.
Las personas no están orientadas a reunirse, a planificar, a debatir o a cuestionar y quizá no son conscientes de estas limitaciones. Están orientadas a hacer. Por esto, las reuniones son percibidas como una fuente de interrupción, como un ladrón del tiempo tan escaso que todos compartimos. No te lo permitas, trabaja cada una de las áreas y haz que tus reuniones sean puras y productivas.