Las reuniones sin convocatoria nunca llegarán a ser reuniones. Serán otra cosa. En la convocatoria de una reunión, en la llamada para conseguir un resultado, somos capaces de definir qué queremos, de quién lo queremos y para cuándo lo queremos. No tenemos que llegar al cómo, eso lo confiaremos en la selección de los participantes adecuados. Un enfoque tan radical es necesario para conseguir que una reunión se desarrolle de forma eficaz. Se trata de otorgar poder a la convocatoria de la reunión. La convocatoria es un elemento principal. 
Los objetivos por delante. Orientando el rumbo

Un ejercicio útil que podemos realizar cuando ya hemos decidido que una reunión es necesaria pasa por meternos en la piel de cualquiera de los receptores de la invitación y pensar en qué información nos gustaría recibir en ese primer contacto inicial. Desde luego, el mejor de los consejos para que una reunión sea eficaz es que exista una convocatoria formal. Y además le podemos añadir otros ingredientes que la pueden hacer realmente jugosa. En la convocatoria tenemos que indicar cuál será el resultado de la reunión. No es posible indicar las acciones o los acuerdos resultantes, está claro, pero sí podemos indicar uno o varios objetivos de los que se quieren conseguir con ella. Y es importante recordar que los objetivos que se plantean siempre tendrán que cumplir las características de ser realistas, alcanzables y medibles.

Asignación de responsabilidades. Ponentes y tiempos

Si en la convocatoria ya podemos identificar quiénes de los participantes tendrán un turno de exposición o si necesitamos que preparen un determinado tema, podremos asignar un tiempo dentro de la reunión. Ya nos encargaremos durante el desarrollo de cumplir los tiempos, este es otro de los capítulos que abriremos en algún momento. Por ahora, deberíamos de estar muy satisfechos si nuestros invitados a la reunión se preparan adecuadamente los temas que les competen.

Aspectos logísticos. No a la improvisación

También en la fase de convocatoria de la reunión es necesario tomar decisiones sobre la logística que nos pueden aportar la oportunidad de aclarar su posterior desarrollo. Podemos identificar las necesidades de espacio que vamos a necesitar, planificar la ubicación adecuada y también todos los aspectos relacionados con necesidades materiales. Una reunión puede cambiar radicalmente en su evolución en función de si disponemos de medios de proyección de diapositivas, de acceso a Internet o de una simple pizarra o rotafolios sobre los que realizar un esquema en un momento determinado. Es muy importante la previsión y provisión de medios, porque funcionan como elementos creativos y además permiten desbloquear algunas situaciones complicadas.

En la próxima reunión que convoques puedes garantizar que la convocatoria tenga poder, que sea completa y se convierta realmente en parte de la reunión. Intenta que los convocados consideren la información añadida en la convocatoria como útil y que no tengan