- la convocatoria,
- la celebración de la reunión y
- el seguimiento de los compromisos adquiridos en la misma.
1. Convocatoria de reunión
El principal objetivo de esta fase es organizar una reunión con todos los ingredientes para que la misma sea efectiva, sin pérdidas de tiempo, con los objetivos de la misma claros, con las personas relevantes para las decisiones a tomar y con toda la información para que los asistentes puedan ir preparados. Para ello, la persona que va a convocar tiene que asegurarse de crear una convocatoria que incluya:
- Una clara descripción de objetivo de la reunión y qué decisiones es necesario tomar.
- Un plan de tiempo adecuado para cada uno de los temas a tratar.
- Invitación solo a aquellas personas que realmente tengan que aportar algo para esos objetivos.
- Todo lo necesario para que los invitados puedan venir preparados a la misma (ficheros adicionales, información, etc).
- Reserva de todo lo necesario para la celebración (sala, proyector, videoconferencia, etc)
2. Celebración de una reunión
El objetivo principal de esta fase es el de tomar decisiones e identificar tareas/compromisos para avanzar en los diferentes temas tratados. Todo ello desde una escucha activa de las diferentes opiniones y puntos de vista de los participantes, pero sin perder de vista la efectividad y el objetivo principal de la reunión: tomar decisiones y establecer los siguientes pasos a tomar. Además, es importante dejar constancia de estas decisiones y compromisos en un acta que permite su posterior consulta y seguimiento. Para ello es importante realizar lo siguiente a lo largo de la reunión:
- Exponer, discutir y aclarar cada uno de los puntos de la agenda manteniendo siempre la orientación a tomar decisiones e identificar tareas para avanzar.
- Identificar tareas marcando para cada una el objetivo de la misma, la persona responsable y la fecha en la que se compromete a realizarla.
- Documentar las decisiones tomadas
- Cerrar adecuadamente la reunión, evitando “discusiones” posteriores por correo, etc sobre los contenidos del acta.
- Hacer todo esto en el tiempo estipulado para la reunión.
Durante la celebración de una reunión podemos identificar 4 fases:
- Inicio/arranque de la reunión: al iniciar la reunión el responsable empieza a crear el acta de la misma, apuntando los asistentes, seguidores de la reunión, título de la misma y agenda propuesta.
- Desarrollo: durante esta fase se van tratando los diferentes temas de la agenda llegando a acuerdos e identificando tareas con responsables y plazos.
- Cierre/revision del acta: antes de finalizar la reunión, se revisan los acuerdos y tareas reflejados en el acta y si todo el mundo está de acuerdo, se aprueba y se termina la reunión.
- Publicación del acta: el acta aprobado se envía a todos los asistentes y a las personas introducidas como seguidores de la reunión.
3. Seguimiento de los compromisos
El objetivo principal de esta fase es conseguir que todas las tareas/compromisos adquiridos en una reunión se lleven a cabo. Esto tiene dos partes: el trabajo a realizar por parte de la persona que se ha comprometido y la validación de la correcta realización de lo comprometido por parte del responsable de la reunión.
Por otro lado, todos los asistentes a la reunión deben de mantenerse informados de la evolución de esos compromisos